Heb je als zzp’er een boekhouder nodig? Alles wat je moet weten

Boekhouding zelf doen als zzp’er

Een overzichtelijke administratie van je onderneming is belangrijk om twee redenen. Allereerst heb je inzicht in hoe je bedrijf er financieel voor staat, en het is de basis van de belastingaangifte. De meeste ondernemers zijn verplicht om maandelijks, per kwartaal of jaarlijks btw-aangifte te doen. Daarnaast moet iedereen jaarlijks aangifte van de inkomstenbelasting doen. Het is dus prettig als je tijdig geld opzijzet, zodat je de belasting kan betalen.

Het goed bijhouden van de administratie betekent dat je alle inkomsten, kosten, openstaande facturen, de btw, aftrekposten en de winst op een rij hebt staan. Zo weet je wat er maandelijks binnenkomt en uitgaat. Je kan dus zien aankomen wanneer je bedrijf financieel gezien een mindere periode krijgt en daardoor kan je tijdig ingrijpen. Bovendien vraagt de Belastingdienst van je dat je tijdig alle aangiftes doet en jouw administratie volledig is. Is dit niet het geval? Dan kan je een fikse boete krijgen.

Tip: bewaar je administratie goed

Als zzp’er ben je verplicht om zeven jaar alle administratie te bewaren. De Belastingdienst mag hier namelijk met terugwerkende naar vragen. Het gaat hier zowel om administratie op papier als digitaal. Bedenk je dus twee keer voordat je een bonnetje weggooit. Hoe je alles bewaart maakt niet uit, zolang het maar overzichtelijk is. Je kan alles in een map bewaren in de kast of alles invoeren in een online boekhoudsysteem. We geven je hieronder een overzicht van wat je in ieder geval moet bewaren:

- Verkoopfacturen
- Inkoopfacturen
- (Kassa)bonnen
- Bankafschriften
- Offertes
- Contracten & overeenkomsten
- Urenregistratie & agenda
- Reiskosten
- Rittenadministratie
- Belastingaanslagen
- salarisadministratie (als je personeel in dienst hebt)

Let op: de administratie van onroerende zaken (dus als je bijvoorbeeld een bedrijfspand huurt) moet je tien jaar bewaren.

Online boekhouding voor zzp’ers

Tegenwoordig zijn er slimme online tools waarmee je snel en eenvoudig jouw boekhouding kan doen. Je kan kiezen uit verschillende software met elk specifieke kenmerken en voordelen. Door gebruik te maken van online boekhouding, hoef je niet te werken met ingewikkelde Excel-sheets of losse bonnetjes in een map. Je kan de bonnetjes eenvoudig invoeren, facturen automatisch laten versturen en in een handomdraai een financieel overzicht uitdraaien. De kosten van deze online boekhoudpakketten variëren, dus kijk goed wat bij jou en jouw bedrijfssituatie past.

Heb je als zzp’er een boekhouder nodig?

Je ben niet verplicht om als zzp’er een boekhouder of accountant in te huren. Afhankelijk van jouw bedrijfssituatie, financiële kennis en hoe graag je je hierin wil verdiepen, maak je de beslissing om de boekhouding zelf te doen of een boekhouder in te huren. Als je bijvoorbeeld een aantal facturen per maand stuurt en je administratie vrij makkelijk is bij te houden, kan jezelf de boekhouding doen. Maar er zijn ook bedrijven die ingewikkelder in elkaar zitten. Bijvoorbeeld als je veel facturen hebt, verschillende kostenposten, tientallen klanten of zelfs werk hebt in het buitenland. Hier komen regels bij kijken waar je specifieke financiële kennis voor nodig hebt. De vraag is of je je hierin wilt verdiepen of dat je deze tijd liever besteedt aan het bouwen van een succesvolle onderneming. In dit geval is het dus slim om een professional in te schakelen.

De voordelen van een boekhouder

De boekhouding uitbesteden heeft verschillende voordelen. Allereerst bespaart het je veel tijd, tijd die je weer kan investeren in jouw onderneming. Een boekhouder of accountant weet alle fiscale voordelen te vinden. Bovendien kan je altijd terecht voor deskundig fiscaal advies. Naheffing of boetes van de Belastingdienst zullen (als he goed is) ook uitblijven, omdat jouw boekhouding door een professional is gedaan.

Elke maand stuur je al je administratie die je als zzp’er hebt door naar de boekhouder. Hij of zij stelt vervolgens de winst- en verliesrekening op, verzorgt de btw-aangifte en maakt de aangifte inkomstenbelasting in orde. De meeste boekhouders werken in een online boekhoudsysteem, waardoor je snel een financieel overzicht kan ontvangen. Bij de duurdere boekhouders en accountants kan je zelfs inloggen in de online omgeving, waardoor je altijd inzicht hebt in jouw financiën.

Je kan er ook voor kiezen om de boekhouding deels zelf te blijven doen. Sommige ondernemers houden zelf de administratie bij via een online boekhoudsysteem en schakelen de boekhouder pas in bij voor hen lastige fiscale kwesties. Dit bespaart je geld, maar dan moet je er wel zeker van zijn dat je met jouw financiële kennis geen belastingvoordelen misloopt.

Wat kost een boekhouder voor een zzp’er?

Het uitbesteden van de administratie van jouw bedrijf brengt uiteraard kosten met zich mee. Echter, zal je door de kennis van een goede adviseur er financieel op vooruit gaan. Bovendien zijn dit zakelijke kosten en dus aftrekbaar. De kosten om als zzp’er een boekhouder in te huren lopen uiteen. Dit is namelijk afhankelijk van jouw bedrijfssituatie en welke taken de boekhouder uit handen neemt. In het geval van een eenmanszaak betaal je voor het laten doen van de btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting tussen de 500 en 1.500 euro per jaar. Ga je voor een accountant? Dan moet je rekening houden met hogere tarieven.

Als zzp’er raden we je aan om je goed te verdiepen in een boekhouder die bij jou past. Ga dus niet meteen met de eerste de beste in zee, maar ga kennismaken met verschillende boekhouders en administratiekantoren. Toont de boekhouder interesse in jouw bedrijf? Kan de boekhouder voldoen aan jouw wensen? Vraag je dit af tijdens het gesprek. Kijk ook of je reviews kunt vinden. Op deze manier kan je een weloverwogen beslissing nemen. Maak vervolgens duidelijke afspraken over de gewenste werkzaamheden en bijbehorende tarieven.

Ben je direct op zoek naar een boekhouder die je kan helpen met jouw financiële administratie? Trustoo geeft je het meest complete overzicht van de beste boekhouders bij jou in de buurt.