Een bedrijfsverhuizing: wat komt er bij kijken?

Een bedrijfsverhuizing is meestal complexer dan een normale verhuizing. Er komt een stuk meer bij kijken dan spullen van A naar B verplaatsen. Dit blog helpt je op weg door een overzicht te geven van wat er allemaal komt kijken bij een zakelijke verhuizing, zodat jij geen zaken over het hoofd ziet in deze hectische periode. We geven in dit blog ook een aantal praktische tips!

De voorbereiding

Voor alle betrokken partijen is het fijn als de bedrijfsverhuizing op rolletjes loopt. Daarom is het belangrijk dat je de juiste voorbereidingen treft. Begin met het aanstellen van een eindverantwoordelijke: iemand die de verhuizing coördineert en het aanspreekpunt is bij vragen. Denk daarnaast goed na over het verhuisbudget.

Heb je veel spullen en grote apparatuur, huur dan een professioneel verhuisbedrijf in om de verhuizing goed te laten verlopen. Is er sprake van een kleine verhuizing, dan heb je geen grote verhuiswagen en veel verhuispersoneel nodig. Ga je verhuizen naar een hoge verdieping in een pand, kan het handig zijn om voor een verhuisbedrijf te kiezen waar je ook een verhuislift kan huren.

Maak een inventarisatie

Maak een inventarisatie van welke meubels en apparatuur verhuisd moeten worden en hoeveel tijd dit ongeveer in beslag gaat nemen. Dit is het juiste moment om een selectie te maken van spullen die mee moeten en spullen die weggegooid kunnen worden. Gebruik je iets niet meer, gooi het dan weg!

Aan de hand van de hoeveelheid spullen, de benodigde tijd en het budget dat je vrij hebt gemaakt voor de verhuizing kies je een verhuisbedrijf uit. Als je een keuze hebt gemaakt, is het een goed idee om een draaiboek op te stellen met de verhuizers, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Bovendien is een zakelijke verhuizing een goed moment om kritisch te kijken naar alle verzekeringen, abonnementen, en andere contracten. Grijp de bedrijfsverhuizing dus aan om je bedrijf op te schonen.

Duidelijke communicatie

Als het moment van verhuizen is aangebroken, is het verstandig om de verhuizing per afdeling aan te pakken. De precieze aanpak verschilt natuurlijk aan de hand van de grootte van je bedrijf, maar ook bij kleinere bedrijven zorgt een verhuizing per afdeling voor meer structuur. Bovendien kan je nog meer structuur aanbrengen door alle spullen te labelen (schrijf dit bijvoorbeeld op de verhuisdozen) en tijdsloten af te spreken met je werknemers en de verhuizers.

Tijdens het verhuizen is het belangrijk om te blijven communiceren, zowel met het verhuisbedrijf als je eigen personeel om miscommunicatie te voorkomen en problemen direct aan te pakken. Als de verhuizing is afgerond, is het aan te raden om alle spullen te checken op eventuele schade en na afloop te evalueren met het verhuisbedrijf.

Waar bedrijfsverhuizing doorgeven?

Je bedrijfsverhuizing moet je allereerst doorgeven aan de Kamer van Koophandel. Dit moet binnen één week na de verhuizing gebeurd zijn. Als je dit vergeten bent, is het belangrijk dat je dit alsnog zo snel mogelijk doet. In de situatie dat je een zakelijke verhuizing niet doorgeeft aan de Kamer van Koophandel, kan dit grote gevolgen hebben voor je bedrijfsvoering. Zo kan het niet doorgeven van een zakelijke verhuizing gevolgen hebben voor de aansprakelijkheid van je bedrijf.

Ook goed om te weten is dat je bedrijfsverhuizing pas wettelijk geldig is wanneer deze correct is gewijzigd binnen het nationale Handelsregister. Als je de Kamer van Koophandel hebt ingelicht over je (aanstaande) verhuizing, dan hoef je dit niet meer door te geven aan de gemeente of andere ambtelijke instanties.

De uitzondering hierop is wanneer het bedrijf staat ingeschreven op jouw privé adres en jijzelf ook gaat verhuizen. In dit geval moet je bij de gemeente aangeven dat jij gaat verhuizen, maar hoef je niet de Kamer van Koophandel in te lichten over je bedrijfsverhuizing. De gemeente geeft de verhuizing direct door en verandert jouw adreswijziging in alle systemen.

Geef je adres door aan personeel, klanten en leveranciers

Buiten de ambtelijke instanties moet je ook je nieuwe adres doorgeven aan al je klanten, leveranciers en werknemers. Wij adviseren om dit tijdig te doen en ook met enige regelmaat te herhalen om er zeker van te zijn dat iedereen afweet van de nieuwe locatie.

Zeker wanneer je bedrijf regelmatig producten geleverd krijgt, is het belangrijk om zeker te weten dat iedereen bekend is met het nieuwe bedrijfsadres. Een tweede advies is om goed contact te onderhouden met de pandeigenaar of huurder van de oude locatie, in het geval dat er na de verhuizing nog spullen voor je worden geleverd op dit adres.

Belangrijk om niet te vergeten!

Naast het informeren van bovengenoemde partijen, zijn er nog een aantal andere instanties die graag jouw nieuwe adres willen weten. Dit is iets wat men vaak in alle hectiek vergeet en dit kan vervelende situaties opleveren. Maak daarom een lijst met alle providers, verzekeraars en banken waarmee jouw bedrijf verbonden is. Vervolgens geef je stuk voor stuk jouw adreswijziging door. Doe je dit bijvoorbeeld op tijd bij jouw internetprovider, dan kunnen zij ervoor zorgen dat je bedrijf continu verbonden blijft en dat werknemers na de verhuizing direct aan de slag kunnen. Dit is natuurlijk wel zo prettig. Ten slotte is het belangrijk om je bedrijfsverhuizing door te geven bij de bank en verzekeraars.

Wil jij jouw zakelijke verhuizing soepel laten verlopen, dan ben je bij Trustoo aan het juiste adres. Trustoo geeft je namelijk een compleet overzicht van de beste verhuisservices in jouw regio. Selecteer de dienst die je nodig hebt, voer de gewenste plaats in en vind snel de verhuisspecialist die jou helpt met je bedrijfsverhuizing!