Financiële administratie
Een boekhouder neemt je financiële administratie uit handen en voorkomt fouten in je aangifte. Je houdt tijd over voor je eigen werk, terwijl je zeker weet dat alles klopt. Daarnaast denkt een goede boekhouder mee over besparingen, aftrekposten en fiscale voordelen. Zo haal je het maximale uit je onderneming én je cijfers. Wil je je boekhouding goed geregeld hebben? Neem dan contact op met een professionele boekhouder bij jou in de buurt.
Financiële administratie
Iedereen die geld ontvangt of uitgeeft, particulier of ondernemer, heeft te maken met financiële administratie. Het goed bijhouden van je administratie is niet alleen verstandig, het is ook vaak wettelijk verplicht. Wij leggen uit wat financiële administratie precies is, hoe lang je deze moet bewaren, wat de fiscale bewaarplicht inhoudt en hoe een boekhouder je kan helpen. Zo weet je zeker dat je administratie op orde is en voorkom je problemen met de Belastingdienst.
Wat lees je op deze kennisbankpagina?
- Wat is financiële administratie?
- Financiële administratie bijhouden
- De fiscale bewaarplicht: hoe lang moet je je administratie bewaren?
- Financiële administratie organiseren
- Wat zijn administratiekosten?
- Waarom een boekhouder inschakelen voor financiële administratie?
- Veelgestelde vragen over financiële administratie
- Vind met Trustoo een boekhouder voor jouw financiële administratie
Wat is financiële administratie?
Financiële administratie is het systematisch vastleggen, verwerken en beheren van financiële gegevens. Denk aan inkomende en uitgaande facturen, bonnetjes, bankafschriften, salarissen, investeringen en leningen. Voor particulieren is het vaak beperkt tot bijvoorbeeld belastingaangiftes, hypotheekpapieren en banktransacties. Voor bedrijven, inclusief zzp’ers, is het veel uitgebreider en vormt het de kern van de boekhouding.
Met een goede financiële administratie:
- Houd je overzicht over je inkomsten en uitgaven.
- Kun je verantwoording afleggen aan de Belastingdienst.
- Bereken je eenvoudig je btw of inkomstenbelasting.
- Maak je betere financiële keuzes.
- Heb je grip op je cashflow, winst en investeringen.
Een boekhouder helpt je om je administratie efficiënt en correct in te richten. Via Trustoo vraag je makkelijk offertes aan van betrouwbare boekhouders bij jou in de buurt.
Financiële administratie bijhouden
Het maak niet uit of je een particulier bent of een ondernemer, je administratie bestaat uit diverse documenten:
Financiële administratie particulieren:
- Jaaropgaven van werkgevers
- Hypotheekdocumenten
- Bankafschriften
- Polisbladen van verzekeringen
- Facturen van grote aankopen
Financiële administratie ondernemers (inclusief zzp’ers):
- Inkoop- en verkoopfacturen
- Bonnetjes
- Kilometerregistraties
- Afschrijvingen
- Btw-aangiften
- Loonadministratie (bij personeel)
Voor zzp’ers en eenmanszaken geldt dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor het opzetten en bijhouden van hun administratie. Veel zzp’ers kiezen daarom voor een boekhouder. Deze zorgt ervoor dat je niks over het hoofd ziet en dat je tijd bespaart. Wil je weten wat het voor jou kost? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan via Trustoo.
De fiscale bewaarplicht: hoe lang moet je je administratie bewaren?
De Belastingdienst stelt duidelijke regels aan het bewaren van je administratie. Deze zogenoemde fiscale bewaarplicht verschilt per type document en per situatie.
Fiscale bewaarplicht voor bedrijven en zzp'ers:
De standaardtermijn voor het bewaren van de administratie is zeven jaar. Dit geldt voor:
- Grootboek
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Bankafschriften
- Facturen
Sommige onderdelen, zoals gegevens over onroerende zaken, moet je zelfs tien jaar bewaren. Dat geldt bijvoorbeeld voor investeringen in bedrijfspanden waarbij btw is verrekend.
Fiscale bewaarplicht na het stoppen van je bedrijf
Ben je gestopt met je onderneming? Dan geldt de bewaarplicht nog steeds. Je moet de administratie nog minstens zeven jaar bewaren na de uitschrijving bij de KvK.
Let op: de Belastingdienst mag tot zeven jaar na afloop van een boekjaar nog controles uitvoeren. Zorg dus dat je oude gegevens goed en veilig opgeslagen zijn.
Hoe lang moet je privé-administratie bewaren?
Voor particulieren is er geen wettelijke bewaarplicht, maar het is toch verstandig om bepaalde documenten langere tijd te bewaren. Dit zijn richtlijnen:
| Document | Aanbevolen bewaartermijn |
|---|---|
| Belastingaangiftes en aanslagen | Vijf jaar |
| Hypotheekpapieren | Zolang de hypotheek loopt |
| Salarisstroken | Tot AOW-gerechtigde leeftijd |
| Garantiebewijzen | Zolang de garantie geldt |
| Bankafschriften | Vijf jaar |
Bewaar belangrijke documenten zowel digitaal als op papier om verlies te voorkomen. Een boekhouder voor particulieren helpt je met het opzetten van een logisch systeem.
Financiële administratie organiseren
Een rommelige administratie levert stress op en vergroot de kans op fouten. Met deze tips houd je overzicht:
Tips voor particulieren:
- Gebruik één map voor belastingzaken
- Scan belangrijke documenten en sla ze op in de cloud
- Archiveer jaaroverzichten per jaar
- Gooi documenten pas weg als de bewaartermijn verstreken is
- Schakel een boekhouder in om het overzicht te bewaren en voor advies
Tips voor ondernemers en zzp’ers:
- Werk met boekhoudsoftware zoals Moneybird of e-Boekhouden.
- Sla alles dubbel op: fysiek en digitaal.
- Noteer altijd de btw bij elke factuur.
- Plan maandelijks een moment in om alles bij te werken.
Veel zzp’ers besteden de administratie (gedeeltelijk) uit. Dit geeft rust en zekerheid. Een boekhouder weet precies wat je moet bewaren en wat niet.
Wat zijn administratiekosten?
Administratiekosten zijn kosten die gemaakt worden voor het beheren van je administratie. Boekhouders kosten gemiddeld € 45,- tot € 75,- per uur. Denk aan:
- Het inhuren van een boekhouder of accountant.
- Aanschaf van boekhoudsoftware.
- Kantoorbenodigdheden.
- Externe opslag van archieven.
Voor ondernemers zijn deze kosten vaak fiscaal aftrekbaar. Een boekhouder vertelt je hier meer over en zorgt dat je geen belastingvoordelen misloopt.
Waarom een boekhouder inschakelen voor financiële administratie?
Een boekhouder helpt je niet alleen bij het bijhouden van je administratie, maar:
- Zorgt dat je voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
- Maakt btw-aangiften en jaarrekeningen.
- Adviseert over belastingvoordeel en aftrekposten.
- Begeleidt je bij belastingcontroles.
Particulier met vragen over je administratie? Of zzp’er die alles strak geregeld wil hebben? Een goede boekhouder voorkomt problemen en bespaart tijd.
Veelgestelde vragen over financiële administratie
Heb je nog vragen over financiële administratie of twijfel je om deze uit te besteden bij een boekhouder? Wij hebben de meestgestelde vragen voor je op een rij gezet.
Wat is financiële administratie?
Financiële administratie is het systematisch bijhouden van alle geldstromen en financiële documenten. Dit omvat bijvoorbeeld facturen, bonnetjes, bankafschriften, belastingaangiftes en loonstroken. Zowel particulieren als bedrijven hebben ermee te maken. Voor ondernemers is de financiële administratie belangrijk voor het doen van btw-aangifte, het opstellen van jaarrekeningen en het aanvragen van leningen. Het is belangrijk dat deze administratie correct, volledig en op tijd wordt bijgehouden.
Hoe lang moet je financiële administratie bewaren als particulier?
Particulieren worden geadviseerd om hun financiële administratie vijf jaar te bewaren. Hoewel er geen wettelijke bewaarplicht is voor particulieren, is het verstandig belastingdocumenten, bankafschriften, hypotheekpapieren en grote aankoopbewijzen minimaal vijf jaar te bewaren. Documenten rondom pensioenen of studies kun je beter nog langer bewaren. Zo voorkom je problemen bij belastingcontroles of conflicten over garanties of terugbetalingen.
Hoe lang moet je bedrijfsadministratie bewaren?
Bedrijven moeten hun volledige administratie minimaal zeven jaar bewaren volgens de fiscale bewaarplicht. Deze verplichting geldt voor alle ondernemers, inclusief zzp’ers en eenmanszaken. Denk hierbij aan facturen, bankgegevens, voorraadlijsten en loonadministratie. Bij investeringen in vastgoed met btw-voordeel is de bewaartermijn zelfs tien jaar. Ook na het stoppen van een bedrijf blijft deze termijn gelden. Een boekhouder weet precies welke documenten je moet bewaren.
Hoe ver mag de Belastingdienst terugkijken bij een controle?
De Belastingdienst mag tot zeven jaar terug je administratie controleren. Deze termijn start vanaf het einde van het betreffende boekjaar. Als je je administratie niet goed hebt bijgehouden, mag de Belastingdienst een schatting maken van je inkomsten, wat vaak nadelig uitvalt. In het geval van fraude of btw-bijtellingen bij vastgoed, is deze termijn langer. Zorg daarom voor een gestructureerde administratie, bij voorkeur met behulp van een professional.
Wat valt onder de bewaarplicht van financiële administratie?
Onder de bewaarplicht vallen alle documenten die belangrijk zijn voor het vaststellen van je belastingpositie. Voor ondernemers gaat het onder andere om verkoopfacturen, inkoopfacturen, kasadministratie, contracten, agenda’s, e-mails met zakelijke afspraken en jaarstukken. Ook digitale gegevens, zoals e-mailcorrespondentie of boekhoudsoftware, vallen hieronder. Als particulier hoef je niet alles te bewaren, maar documenten zoals belastingaangiftes, hypotheekstukken en verzekeringen zijn belangrijk om minstens enkele jaren te bewaren.
Vind met Trustoo een boekhouder voor jouw financiële administratie
Wil je zeker weten dat je financiële administratie op orde is en voldoet aan alle wettelijke verplichtingen? Met een professionele boekhouder houd je overzicht, voorkom je fouten en bespaar je tijd. Via Trustoo vraag je eenvoudig en vrijblijvend meerdere offertes aan van ervaren boekhouders in jouw regio. Je vergelijkt tarieven, leest reviews en kiest de expert die het beste aansluit bij jouw wensen. Laat je administratie goed regelen en voorkom verrassingen achteraf.
